“工资条”到底该不该统一发放?

每一个员工都希望能明晰地知道自己的工资情况,而且,往往每个人总觉得拿到手的钱比想象得要少一些。为什么会这样?因为现在招聘人员谈工资时多谈的是税前基本工资,加上N复杂的考核模式,员工听得晕乎乎的,到发工资时,扣考勤、扣社保、扣公积金、扣税,每年再遇上调社保公积金基数等,员工会觉得工资好像少了一大块,总怀疑公司是不是多扣了钱。

这时,一个让HR略带为难的问题来了,给员工发不发工资条?

如果不发,员工来要,应该是说不过去的,员工有权利知道自己工资明细的情况,当然也有的企业就硬性不给,说是出于保密的要求,员工不得打听工资情况,发工资也要背靠背。

如果发,的确担心工资保密问题,有的员工比较马虎,工资条往抽屉里一塞,自己都忘了;工资条被员工私下传看的事件也时有发生。

在实践中,HR可以通过以下几方面来化解这个略带尴尬的问题。

首先,要加强事先通知与流程性沟通。

工资普遍性调整时,提前发送通知。这一方式可以大大减少单独解释的工作量,如社会保险、公积金基数调整、年资工资发放、工资普调或个人所得税政策调整时,可以在工资发放前先草拟好相关的通知,以书面张贴或邮件的形式发给全体员工,让大家预知当月工资会有调整。

注意加强绩效考核面谈流程的执行。在执行绩效考核并调整工资后,需要由HR人员及相应的部门负责人对员工绩效考核结果进行面谈,可以对员工详细解释绩效结果和对工资的影响。通过面谈流程的执行,员工会确认对绩效工资的调整,并减少工资发放后的咨询量。

注意其他HR管理流程的执行。在员工入职、离职、调动、转正、调薪、降薪、解除劳动关系等等环节,注意完整执行相关的流程,在这些流程执行中,员工会明晰这些调整对个人工资的影响。如果这些流程不完整,就直接调整员工的工资,除了违法问题外,必然会增加工资发放后的咨询量,甚至会引发员工的不满。

其次,为员工提供工资咨询。

一般地,员工工资咨询多发生在工资到帐后一周内。咨询的内容多围绕当月工资的变动原因、变动金额、计算办法等方面。咨询的方式有到HR部门当面咨询、电话咨询、邮件咨询等。HR可以设定专人、固定的时间接受咨询。如在HR部门专人在工资到帐后一周的每天下午3:00到5:00接受咨询,这样既让员工感受到相应的服务,又保证了HR人员工作时间的安排。

同时,也可以结合通知的使用,如发现当面咨询时部分员工有共性问题,可以尽快补发群体邮件予以解释,减少后续咨询量;还可以在将员工工资咨询工作中发现的问题,如绩效考核面谈未执行、某些流程不完善等工作漏洞形成书面文件汇报HR负责人,以加强改善流程,提高效率,防患于未然。

最后,才涉及到如何发工资条的问题。

如果每个月发放纸质工资条会是HR人员工资发放工作中一个较大量工作,随着企业管理信息化水平的提高,对于这项工作,很多企业正在改变,使用电子方式来代替纸质工资条的发放,现在通行的主要有以下方式:

1、有E-HR系统的,给员工开通E-HR帐号,自行查询工资明细。

2、以电子邮件的方式加密群发工资条。

3、与银行联系开通个人网银或短信提醒业务,供员工个人查询工资帐户明细。

另外,即使是没有以上发电子工资条的方式,很多企业也不统一发送纸质工资条了,员工如有需要的可以到HR部门索取,HR部门凭需制作或者单独发送邮件,这也大大减少了HR的工作量和一定程度上保证了薪酬保密。

总之,工资条的管理略带尴尬,HR如果能够做好事先通知、流程性沟通工作,再结合工资咨询、员工电子化查询手段以及按需发送工资条,应该能够在保证员工知情权与薪酬保密间找到一个平衡。

作者:闫轶卿

                   

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